浅谈合同中“通知与送达条款”的重要性｜MHP君悦评论

通知与送达条款是指合同当事人就合同履行期间以及合同相关事宜可采用的通讯方式以及文书送达方式进行提前约定的条款。由于该条款区别于一般的商务条款，不涉及对合同当事人权利义务进行处分的实体性问题，故合同当事人在签订合同时往往会忽略该条款的重要性。

以笔者审核过的合同为例，很多客户仅仅于合同中简单约定联系地址，而未设置通知与送达条款，或者即使设置了通知与送达条款，也认为该条款实质上仅仅是双方对于联系方式、联系地址的简单确认，而敷衍地填写条款中联系地址与联系方式，未能达到确认有效送达方式与送达地址的目的。

实际上，合同的通知与送达条款无论是在合同履行过程中，还是当涉及纠纷时，都起着重要作用，只是该条款的重要性在合同当事人之间未产生矛盾时很难体现出来。

在合同履行过程中，合同当事人通常需要以书面形式进行沟通。在合同各方当事人之间未发生矛盾时，这种沟通方式将为各方带来较大的便利性，但是一旦双方存在矛盾时，相对方可能拒绝提供有效的送达地址，也不排除相对方存在恶意拒收函件的可能性，进而导致函件被退回，无法达到函告的目的。最为典型的是借款合同纠纷中，当借款方无力偿还债务时，通常会采取四处躲藏、避而不见等方式来逃避债务，届时若借款合同未设置通知与送达条款的，在出借人无法找到借款人，又无法向借款人有效送达催款函件的情况下，如出借方不了解诉讼时效制度的，很可能在在这种拖延中超过诉讼时效，后续若起诉的，也可能丧失胜诉权。

此外，当合同当事人之间产生矛盾、涉及诉讼或仲裁时，如果合同中未设置通知与送达条款，更是经常会遇到开庭传票、裁判文书无法送达的情形。虽然当发生无法送达的情形时，通常可以进行公告送达，但公告送达对于起诉方而言将严重拖延诉讼进程，有些案件中甚至存在对方当事人明知案件存在而不应诉，反而于公告送达期间转移财产的情形；对于应诉方而言，鉴于公告送达实质上属于拟制送达，应诉方通常不会看到送达公告，最终基本会以缺席裁判的形式解决相应争议，也不利于保障应诉方诉讼权利的有效行使。而如果合同设置了完备的通知与送达条款，那么遇到的前述问题，就可以迎刃解决了。对于起诉方而言，当应诉方不积极应诉时，法院/仲裁机构可以按照合同约定的送达地址进行邮寄送达，而无需另行公告送达，将极大地提高诉讼效率；对应诉方而言因其于合同中积极确认了有效的送达地址，也可于最大程度上避免因公告送达而导致缺席裁判的情形。

以下两则案例可以更为直观地看到合同通知与送达条款的重要性：

案例1

广东省广州市中级人民法院(2020)粤01民终13830号案件：一方当事人向合同中约定的送达地址发出催收通知书，根据合同约定，寄出后满七日视为送达，发生诉讼时效中断的效力。

裁判文书部分摘录

《流动资金借款合同》项下借款到期日为2015年9月11日，加宝华公司自2015年6月21日出现逾期还款后，江西银行广州分行于2016年6月3日向加宝华公司发出《催收通知书》，江西银行广州分行于2018年8月15日提起本案诉讼。合兴酒店抗辩江西银行广州分行起诉已经超过诉讼时效。《最高人民法院关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干问题的规定》第十条第一款第二项规定，当事人一方以发送信件或者数据电文方式主张权利，信件或者数据电文到达或者应当到达对方当事人的，应当认定为民法通则第一百四十条规定的“当事人一方提出要求”，产生诉讼时效中断的效力，江西银行广州分行已于2016年6月3日向加宝华公司确定的联系地址即注册地址发送信件主张权利，根据合同约定，寄出后满七日视为送达，故江西银行广州分行该发送信件的催收行为构成诉讼时效的中断。根据《中华人民共和国民法总则》第一百八十八条第一款“向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为三年。法律另有规定的，依照其规定”的规定，江西银行广州分行的起诉并未超过诉讼时效。江西银行广州分行要求加宝华公司偿还借款本金及利息、罚息、复利的诉讼请求符合合同约定与法律规定，本院予以支持。

案例2

最高人民法院(2019)最高法民终736号案件：合同明确约定送达方式与送达地址的，法院向合同约定的送达地址邮寄送达了相关法律文书后，法律文书被退回，法律文书被退回之日应视为送达之日。

裁判文书部分摘录

在锦银租赁公司与王民、张永侠签订的《保证合同》首部载明张永侠的送达地址为“吉林省辽源市龙山区”，该地址与张永侠身份证上载明的户籍地址一致。《保证合同》第12.1条约定“除本合同另有约定外，本合同项下作出的各项通知应以书面形式作出，并通过专人递送、快递、挂号邮寄、传真方式发送至本合同文首载明的地址……”；第12.3条约定“如果因本合同发生纠纷，任何一方提起诉讼，上述送达方式和地址适用于所有诉讼程序中的法律文书的送达地址”；第12.4条约定“因一方送达地址变更后未及时依程序告知对方和法院导致诉讼文书未能被当事人实际接收的，邮寄送达的，以文书退回之日视为送达之日……”。据此，依据《最高人民法院关于进一步加强民事送达工作的若干意见》（法发（2017）19号）第八条第一款规定：“当事人拒绝确认送达地址或以拒绝应诉、拒接电话、避而不见送达人员、搬离原住所等躲避、规避送达，人民法院不能或无法要求其确认送达地址的，可以分别以下列情形处理：（一）当事人在诉讼所涉及的合同、往来函件中对送达地址有明确约定的，以约定的地址为送达地址……”。本案中，双方当事人在案涉《保证合同》约定的送达地址可以作为张永侠在诉讼程序中的送达地址。一审法院按照该约定地址向张永侠邮寄送达了相关法律文书，符合法律规定。又依据上引司法解释第七条规定：“因当事人提供的送达地址不准确、拒不提供送达地址、送达地址变更未书面告知人民法院，导致民事诉讼文书未能被受送达人实际接收的，直接送达的，民事诉讼文书留在该地址之日为送达之日；邮寄送达的，文书被退回之日为送达之日。”本案中一审法院向张永侠邮寄送达了相关法律文书后，法律文书被退回，故法律文书被退回之日应视为送达之日，即法律文书已视为送达。总之，一审法院送达程序并未违反法律规定，利源轨道公司该项上诉理由，本院不予支持。

设置通知与送达条款应注意的问题

基于此，笔者认为通知与送达条款应为民商事合同的必要条款，并建议在条款的设置上，注意以下问题：

1、合同当事人填写的地址应为有效联系地址，为保证达到送达目的，建议联系电话除留有座机号码外，尽可能留有联系人姓名以及其手机号码；

2、建议合同约定的邮寄送达方式为使用邮政挂号信的方式进行送达；

3、明确条款中约定的送达地址与送达方式将同时适用于司法送达，并可相应确认可适用的具体司法程序；

4、明确合同当事人约定的送达地址产生变更后应履行的通知义务，以及未履行通知义务应承担的后果；

5、明确约定合同当事人如因约定的送达地址无法实际送达而可能承担的后果，并将相应文字进行加粗，以提示当事人可能产生的后果；

6、通知与送达条款的独立性也可予以明确。

通知与送达条款范本

笔者结合日常审阅合同的经验，草拟了民商事合同中的通知与送达条款，以供参考。可根据实际情况进行修改，如合同较为简短的，亦可相应简化：

1、本合同项下任何一方向对方发出的通知、信件、数据电文等，应当发送至本合同（首部/附件/下列）约定的地址、联系人和通信终端。一方当事人变更名称、地址、联系人或通信终端的，应当在变更后3日内书面通知对方当事人，对方当事人实际收到变更通知前的送达仍为有效送达，电子送达与书面送达具有同等法律效力。一方未按约定及时通知的，应承担由此产生的相应法律后果。

甲方联系人：

联系电话：

联系地址：

甲方（□同意□不同意）接受电子文件送达，电子终端信息如下：

移动电话：

传真：

电子邮箱：

【合同各方当事人的送达方式均参照上述方式列明，每个当事人单列一款。关于是否接受电子送达，建议根据合同性质进行确认，如建设工程合同中结算资料、委托设计中的设计图纸等，若适用电子送达，可能无法达到送达的法律效果，则不建议接受电子送达方式。】

2、上款规定的各种联系方式以下列方式确定其送达时间：面呈的通知在被通知人签收时视为送达；以邮寄方式进行的通知均应采用挂号快件或EMS专递的方式进行，并在投寄后3日视为送达；发出的短信/传真/微信/电子邮件，自前述电子文件内容在发送方正确填写地址且未被系统退回的情况下，视为进入对方数据电文接收系统即视为送达。若送达日为非工作日, 则视为在下一工作日送达。

3、合同当事人填写的地址应为有效联系地址，为保证达到送达目的，建议联系电话除留有座机号码外，尽可能留有联系人姓名以及其手机号码；

4、因当事人提供或者确认的送达地址不准确、送达地址变更后未及时依程序告知对方和法院/仲裁机构、当事人或指定的接收人拒绝签收等原因，导致往来函件、法律文书等未能被当事人实际接收的，邮寄送达的，以文书退回之日视为送达之日；直接送达的，送达人当场在送达回证上记明情况之日视为送达之日。对于上述当事人在合同中明确约定的送达地址，法院/仲裁机构进行送达时可直接邮寄送达，即使当事人未能收到法院/仲裁机构邮寄送达的文书，由于其在合同中的约定，也应当视为送达。

5、本合同的通知与送达条款为独立条款，不受合同效力或其他条款效力的影响，本合同变更、解除、终止失效或无效以及存在与否，均不影响通知与送达条款的效力。

附相关规定

《最高人民法院关于进一步推进案件繁简分流优化司法资源配置的若干意见》

3.完善送达程序与送达方式。当事人在纠纷发生之前约定送达地址的，人民法院可以将该地址作为送达诉讼文书的确认地址。当事人起诉或者答辩时应当依照规定填写送达地址确认书。积极运用电子方式送达；当事人同意电子送达的，应当提供并确认传真号、电子信箱、微信号等电子送达地址。充分利用中国审判流程信息公开网，建立全国法院统一的电子送达平台。完善国家邮政机构以法院专递方式进行送达。

《最高人民法院关于进一步加强民事送达工作的若干意见》

八、当事人拒绝确认送达地址或以拒绝应诉、拒接电话、避而不见送达人员、搬离原住所等躲避、规避送达，人民法院不能或无法要求其确认送达地址的，可以分别以下列情形处理:

（一）当事人在诉讼所涉及的合同、往来函件中对送达地址有明确约定的，以约定的地址为送达地址；

（二）没有约定的，以当事人在诉讼中提交的书面材料中载明的自己的地址为送达地址；

（三）没有约定、当事人也未提交书面材料或者书面材料中未载明地址的，以一年内进行其他诉讼、仲裁案件中提供的地址为送达地址；

（四）无以上情形的，以当事人一年内进行民事活动时经常使用的地址为送达地址。

人民法院按照上述地址进行送达的，可以同时以电话、微信等方式通知受送达人。