如何签订电子劳动合同｜MHP君悦评论

随着人们不断追求劳动合同订立的便利、网络信息科技不断发展以及电子签名逐渐普及和被人们接受，越来越多的用人单位在考虑使用电子劳动合同。但电子劳动合同大大改变了传统劳动合同的签订、储存、调用等方式，如何订立电子劳动合同、如何确保电子劳动合同有效且有拘束力以及如何在发生争议时采信电子劳动合同是电子劳动合同应用中不可避免的疑问。

人力资源社会保障部办公厅于2021年7月1日发布了《电子劳动合同订立指引》（以下简称“《指引》”），旨在规范电子劳动合同订立操作，做到所订立的电子劳动合同真实、完整、准确、不被篡改，从而确保电子劳动合同的合法效力。

为了更好推广和实施电子劳动合同，我们将从什么是电子劳动合同以及如何签订电子劳动合同两方面进行分析。

一、电子劳动合同与一般劳动合同的区别在哪里？

电子劳动合同属于劳动合同的范畴，但其与一般劳动合同最大的区别在于两点：

（1）一般的劳动合同通常以纸张为载体，而电子劳动合同的载体为可视为书面形式的数据电文。

（2）电子劳动合同须使用可靠的电子签名订立。

（一）一般的劳动合同通常以纸张为载体，而电子劳动合同的载体为可视为书面形式的数据电文。

● 什么是数据电文？

根据《电子签名法》第二条，数据电文是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。我们日常生活中的手机短信、微信消息、电子邮件等都是数据电文。

● 什么样的数据电文可以视为书面形式？

根据《民法典》与《电子签名法》中的有关规定，数据电文能视为书面形式的要件主要有二：能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用。

（二）电子劳动合同须使用可靠的电子签名订立。

● 什么是电子签名？

根据《电子签名法》第二条，电子签名是“数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据”。电子签名的本质是一组数据，该数据只要满足“识别签名人身份”和“表明签名人认可其中内容”两个要件即可成为电子签名。电子签名并不等同于数字化、图像化的书面签名，签订一个电子签名不必然经过用手书写签名的过程。

● 什么样的电子签名是可靠的？

传统手写签名的可靠性首先在于，每一个人的笔迹是很难被完美模仿的，可以说，每一个人的手写签名是专属于签名者的。第二，除欺诈、胁迫等特殊情况外，签名人的签名行为是自主自愿的，从中可以反映出其对合同内容的认可。第三，在签名完成之后，对于纸张上的合同内容以及签名的改动都很容易被发现。

同理，一个电子签名若要具备可靠性，也需要满足上述几个条件。《电子签名法》第十三条中，规定了同时满足以下四个条件的电子签名是可靠的电子签名：

（1）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

（2）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

（3）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

（4）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

● 怎样制作可靠的电子签名？

从上文中可以推得，一个电子签名只要同时满足了上述四个条件就是可靠的，对于电子签名的制作方法并没有强制性的要求。

将这四个条件再进行分组。第一、二个条件主要是对签名人身份的真实性和其签署意愿的真实性的确认，将这两个条件分为一组；第三、四个条件要求电子签名和数据电文在签署后不可被任意篡改，这两个条件为第二组条件。

为满足第一组条件，在签名前，各个电子劳动合同订立平台（下称“平台”）会通过专属密钥、人脸识别、短信验证码识别等方式对签名人的身份进行验证，确认签名人确为合同的当事人。在当事人阅读完毕合同准备签署时，平台会再一次运用前文中提到的这些技术手段，确认当事人是在自主、自愿的情况下签订该合同。

为满足第二组条件，平台多运用防火墙技术、各种加密算法和技术对其所存储的合同信息进行保护，保证平台不会因受到攻击而发生数据泄露、存储的数据不会被任意篡改。

因此，在电子签名的制作过程中，“写签名”的动作反而是不那么重要的了。各平台对于这一动作的替代有不同的实施方法。比如有些平台要求签名人在手机屏幕上书写签名，这与传统手写签名类似，只是书写的载体不同；另有些平台则要求签名者提前将自己的手写签名扫描上传到平台中，签署合同时再通过选取已上传的签名、拖动签名到指定位置的方式进行签名；还有些平台则完全抛弃了“书写签名”这一步骤，签名人仅仅需要点击“进行签署”的按钮即可。

二、怎样签订一个电子劳动合同？

（一）一个电子劳动合同应包含哪些内容？

电子劳动合同仍是劳动合同，仅仅是在合同的签订方式上因网络发展而有所革新，故而合同内容必须具备《劳动合同法》第十七条规定的劳动合同必备条款，同时不得违反法律法规。

对于《指引》中第五条“鼓励用人单位和劳动者使用政府发布的劳动合同示范文本订立劳动合同”，人力资源社会保障部于2019年11月29日发布了《关于发布劳动合同示范文本的说明》，包含《劳动合同（通用）》和《劳动合同（劳务派遣）》示范文本，用人单位和劳动者签订劳动合同时可予以参考。

（二）应当在哪里订立电子劳动合同？

《指引》中第三条指出，用人单位与劳动者要通过电子劳动合同订立平台订立电子劳动合同。

● 有哪些平台？

平台包括人力资源社会保障部门等政府部门建设的电子劳动合同平台（以下简称“政府平台”）和由企业建设的非政府平台。

目前已建立并使用的政府平台有：浙江省杭州市人社网签电子劳动合同服务平台（“杭云签”）、上海市闵行区“一网通办”电子劳动合同签订、湖北省宜昌市“市民e家”手机APP。

目前已建立并使用的非政府平台相较政府平台来说数量更多，包括爱签、法大大、e签宝、上上签、签盾、大家签等平台。

● 平台可靠吗？怎样保证平台的可靠性？

一般的书面劳动合同落实于纸面上，劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份、分别保存，双方都不太会担心白纸黑字会被篡改。而电子劳动合同本质上是一组数据，存储于平台的服务器之上，而非用人单位的档案室里、劳动者的家中。于是很多人可能会有疑虑，平台会不会被网络黑客攻击？数据会不会有丢失的风险？电子劳动合同的数据会不会在不知不觉中被他人篡改？

针对此类疑虑，《指引》第四条对平台提出了一系列技术性要求，包括平台需要具备身份认证、电子签名、意愿确认、数据安全防护等能力，以确保电子劳动合同信息满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求。以上在2020年3月发布的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》中，皆是对签订电子劳动合同的用人单位的要求。而在《指引》中，该要求对象转变为平台。

为满足该类技术性要求，平台多采用手机验证码、人脸识别等方式进行身份认证，通过区块链证据保全技术确保合同的信息不被篡改，在多个云服务器上储存副本以保证数据不丢失，以及建设多层防火墙防范网络攻击等。

● 不通过平台订立电子劳动合同会如何？

《指引》中并未提及未通过平台订立的电子劳动合同的效力。需要注意的是，尽管《指引》要求用人单位和劳动者要通过平台订立电子劳动合同，但是《指引》并非法律法规和部门规章，只是规范性文件。因此，未通过平台订立电子劳动合同时，只要该劳动合同本身符合《劳动合同法》以及电子劳动合同的相关要求，仍成立并有效。

（三）电子劳动合同的具体签订流程及各方权利义务

结合《指引》内容与实践中的具体实施方法，我们可将电子劳动合同从无至有的签订流程拆解为以下三个环节：

第一，签订前的准备。

1. 用人单位在准备阶段负有选择签订方式、明确告知并指导劳动者签订的义务。

电子劳动合同须在双方同意之下才可以进行签订，即劳动者若是不愿意选择此种合同订立方式，则用人单位应按照一般劳动合同的相关规定与之签订劳动合同。

与一般签订方式不同，若签订电子劳动合同，用人单位须通过电子劳动合同订立平台进行。为确保劳动者能在不同的签订方式下获得同等程度的保障，选择使用该方式的用人单位对劳动者负有明确告知其具体签订流程、平台使用方法、注意事项等的义务。

由于电子劳动合同仍属劳动合同的范畴，《指引》鼓励双方使用政府发布的劳动合同示范文本进行签订。一般而言，用人单位所提供的合同文本须具备《劳动合同法》规定的必备条款，且双方约定的内容不得违反相关规定。

简言之，电子劳动合同本身简化的是签订形式，而不是合同内容。

2.平台须记录、留存、管理订立合同的全过程证据以便后续查阅、调取、使用，并为双方订立合同提供技术性支持，例如开展实名认证、提供电子签名方式和真实信息等。

第二，正式签订流程。

本文以在上海市闵行区政府平台签订电子劳务合同为例，简要分析实际签订过程中的要点与疑难困惑（具体流程如图1所示）。

图1

 以“企业发起签署”为始点，企业须先登录“一网通办”平台开展办理电子劳动合同签订。在确保用人单位一方完成所有准备后，企业必须通知并指导劳动者继续完成后者须进行的所有流程，且双方须使用符合《电子签名法》要求的电子签名。签订期间，企业要确保劳动者可以随时方便获取合同的完整内容（包括查看、下载、打印等）。待劳动者签署完毕后，企业须再次通知劳动者合同已经订立完成。

在此过程中，政府平台应尽到核心义务包括收集并展示双方真实信息、提供平台与合同范本、提供可靠电子签名方式以及可信时间戳、记录留存合同签订的全过程，以此确保双方出于真实意愿而订立劳动合同，且双方若有任何疑点可以据此作为证据。

若用人单位选用非政府平台签订电子劳动合同，亦以上述流程为参考，并根据不同平台的实际规定做出相应的调整。

第三，合同订立完成后的注意事项。

1. 虽然双方采用电子劳动合同的签订方式，但若劳动者需要纸质合同文本，用人单位须至少免费提供一份与数据电文原件一致的纸质文件。

2. 《指引》中未明确说明，而《劳动合同法》要求用人单位对已经解除或终止的劳动合同至少保存二年备查，那么针对电子劳动合同，我们认为用人单位与平台应明确，电子劳动合同的签订与存储亦受此规定的约束。

3. 平台须建立完善的安全保护体系，确保合同的保密与服务的稳定。此处并不限于是否为政府平台，而且在实践中诸多政府平台也是对第三方平台的引入与使用，事实上这对于平台建立安全保护体系与信息服务制度的要求更高。

三、结 语 

《指引》旨在为规范电子劳动合同的签订流程、保障突破传统签订方式之下劳动者的合法权益等作出指导性意见，为各地相关部门实践中如何认定、协助实施、推广电子劳动合同的签订等提供方向。

由于《指引》仅为规范性文件，实际订立过程中涉及到《指引》未详尽之处，仍须按照与订立劳动合同相关的法律法规及规章规定执行。